Van fragiele flows
naar een echte AI-agent
Een robuust, toekomstbestendig systeem voor MENTALL®
Wat liep er mis?
Te strakke templates
Titels moesten exact overeenkomen met een template-naam. Eén typefout of andere benaming → automatisatie stilvalt. Dat is onwerkbaar.
Geen echte tijdswinst
PM's moesten zoveel voeden en bijsturen dat de workload gelijk bleef. De tool vroeg even veel werk als de manuele aanpak.
Foutieve output & verloren feedback
Testen vulden velden verkeerd in (foutieve developer, ontbrekende hoek, talen niet geladen). Feedbackcomments in Notion verdwenen door systeemwijzigingen.
Kwetsbaar bij Notion-wijzigingen
Elke structuurwijziging in Notion dreigt de automatisatie te breken — een reëel risico bij een groeiend Notion-platform.
Wat verandert er voor jullie?
| Situatie | ❌ Huidige opzet | ✅ Nieuwe AI-agent |
|---|---|---|
| Input van PM | ✗Strikt gestructureerde mail met exacte template-naam | ✓Gewone mail, meeting notes of losse input — agent interpreteert zelf |
| Templatekeuze | ✗Exact woord vereist, anders fout of geen output | ✓Agent leidt type af uit context (social post, nieuwsbrief, business card…) |
| Klantcontext | ✗Geen — alles moet mee in de mail | ✓Agent raadpleegt automatisch het Notion klantendossier |
| Output kwaliteit | ✗Foutieve velden, ontbrekende hoek, talen niet geladen | ✓Volledige, correcte briefing — klaar om te gebruiken |
| Notion-wijzigingen | ✗Elke structuurwijziging breekt de flows | ✓Agent-architectuur is flexibel en meeschalend met Notion |
Hoe werkt het nieuwe systeem?
Orchestrator
Agent
Briefing
Agent leest & interpreteert
Ongestructureerde input (mail, notes, losse tekst) wordt door de agent begrepen — geen exacte template-naam vereist.
Klantdossier automatisch
Agent herkent de klant en haalt talen, kanalen, tone of voice en lopende projecten op uit Notion.
Volledige briefing
Correcte velden, juiste talen, juiste hoek — output staat klaar in Notion zonder manueel bijsturen.
Gebouwd om te groeien
De kern van het systeem is een centrale orchestrator — één hub die meerdere agents aanstuurt. Een nieuwe agent toevoegen betekent geen herconfiguratie van het geheel, maar gewoon een nieuwe specialist aanhaken op dezelfde basis.
Orchestrator
Briefing Agent
Gepersonaliseerde briefings op basis van Outlook-mails en Notion klantcontext. De fundering staat.
Design Agent
Feedback-checklist automatisch aanvullen op basis van klantinput. Één agent extra aanhaken op dezelfde orchestrator.
Planning Agent
Projectplanningen automatisch aanpassen bij scope-wijzigingen. Zelfde principe, nieuwe specialist.
De switch? Die kost jullie niets.
De volledige overstap naar het nieuwe systeem valt binnen de bestaande scope. Geen extra factuur. Geen verrassing achteraf.
Volledige migratie
Wij bouwen het nieuwe systeem op en schakelen over zonder onderbreking. Jullie merken er niets van behalve dat het eindelijk werkt zoals het moet.
Niets extra
Geen technische handelingen, geen extra licenties. Wij beheren het systeem volledig — jullie focussen op het creatieve werk.
Maandelijkse operationele kost
Wij beheren het volledige systeem voor jullie — van hosting en AI tot monitoring en updates. Jullie betalen één vaste maandelijkse kost, alles inbegrepen.
* Volume-afhankelijk. Bij uitbreiding naar meer agents herbekijken we samen.
Wat levert het jullie op?
De maandelijkse kost is een fractie van wat jullie vandaag aan manuele briefings spenderen. Even rekenen op basis van wat we samen hebben vastgesteld:
Tijd per briefing
Een briefing schrijven kost een PM vandaag minstens 1 uur — structureren, afstemmen, bijsturen inbegrepen. Bij 5–10 briefings per week loopt dat snel op.
5–10u / week
Medewerkerstijd
Bij 1–2 PM's betekent dat 20–40u per maand aan puur repetitief briefingwerk — tijd die beter besteed wordt aan creatief werk.
20–40u/maand
Near-instant
10x sneller dan manueel — zoals vastgesteld in de oorspronkelijke scope. PM's focussen op wat ze écht goed doen.
€ 199/maand
Plan van aanpak
Agent infrastructuur opzetten + Outlook & Notion koppelen
Omgeving bouwen, Microsoft Graph API integreren, klantendossiers structureren als kennisbasis voor de agent.
Briefing Agent bouwen & trainen op MENTALL-stijl
Agent leert jullie briefingformat, klantprofielen, talen en kanalen. Geen exacte template-namen meer nodig — context volstaat.
Testen met echte cases — ook randgevallen
Ongestructureerde mails, afwijkende benamingen, ontbrekende info: we testen alles. Jullie reviewen output, wij sturen bij.
Go-live, hypercare & overdracht naar structureel beheer
Naadloze lancering. Wij nemen het beheer over en blijven proactief monitoren.
Laten we het goed doen. 🚀
Migratiekost
Volledig binnen bestaande scope. Geen extra investering.
€ 0
Operationele kost
Hosting, AI-gebruik, monitoring en proactief beheer — alles inbegrepen.
€ 199/maand
Go / No-go
Geef ons jullie akkoord en we plannen de kickoff. Binnen 4 weken draait het nieuwe systeem live.
filip@wedoit.be
+32 468 11 59 52